外觀
寄信規則
這一頁用白話說明：CRM 在每一封信寄出之前，最後一刻會檢查什麼、哪些情況下信不會寄、哪些數字你要留意。這些規則是系統內建的硬規則，你不需要記住也不需要手動執行；了解它們，是為了在畫面上看到「略過」「順延」「暫停」時，知道發生了什麼事。
一句話版本
只有同意收行銷信的人，才會收到行銷信。 退訂、退信、投訴的人不會再收到。每封信都有退訂連結，每天有寄信上限。
誰會收到、誰不會
| 規則 | 白話說明 |
|---|---|
| 只寄給同意行銷信的人 | 群發與自動化的行銷信，只會寄給「最新一筆同意紀錄是已同意」的人。沒有同意紀錄的人會被略過，狀態記為「略過（沒有同意）」 |
| 退訂、退信、投訴的人不再收到 | 這些地址會進入抑制名單，之後任何行銷信都不會寄給他們，狀態記為「略過（已抑制）」 |
| 已買該課程的人不收該課程的促銷 | 已經付款買過某個商品的人，不會再收到該商品的促銷信 |
| 同一封信不會重複寄 | 同一個人、同一封信、同一個步驟，系統只會寄一次，重新執行也不會重寄 |
抑制名單怎麼來
| 情況 | 結果 |
|---|---|
| 收信人按了信裡的退訂連結 | 進入抑制名單，永久有效，除非本人重新走一次雙重確認訂閱 |
| 硬退信（地址不存在等永久性失敗） | 永久抑制 |
| 軟退信（暫時性失敗，例如信箱已滿）連續 3 次 | 永久抑制 |
| 投訴（收信人按「這是垃圾信」） | 永久抑制，同時撤回他的行銷同意 |
| 管理員手動加入「退訂名單」 | 同上；用於收到以 mailto 方式要求退訂的情況 |
抑制名單的筆數、退信與投訴數、今日額度，都顯示在儀表板上。
「退訂名單」頁（在「名單」分頁旁）列出被抑制的地址，地址是遮罩過的。管理員與編輯者可以看，只有管理員可以手動加入或移除。限制如下：
- 只有「手動加入」且原因不是退信或投訴的紀錄，管理員才能移除（需要填原因，會留下稽核紀錄）。
- 退信、垃圾信檢舉、系統（退訂連結）寫入的紀錄無法從這裡移除。
- 就算移除了人工紀錄，也不會恢復行銷同意，對方要重新訂閱仍須本人走雙重確認。
唯一的例外：確認信
訂閱時寄出的「確認信」是本人剛按下訂閱才寄的，所以曾經自己退訂過的人再次訂閱時，仍然收得到這封確認信。但退信、投訴、手動、無效地址的人照樣擋下，確認信也不會寄。
冷名單：只走再許可，不群發
匯入的名單裡，大部分人沒有同意紀錄（例如來自 Skool 或 ACCUPASS 的名單）。這些人不會被當成可以寄行銷信的對象，只能用「再許可」寄一次：「要不要繼續收？」
- 對方點了「要」，才算取得同意，並留下證據（哪一封信、什麼時間）。
- 每個人一生只寄一次再許可信，寄過就不會再寄。
- 沒回應的人不會因此被當成同意，也不會被改寄行銷信。
同意從哪裡來、怎麼留證據，通常是下面幾種：
| 情境 | 同意怎麼取得 |
|---|---|
| 2025 年表單「訂閱狀況 Yes」的訂閱者 | 匯入時註記為「原表單已同意」，保留原表單提交時間 |
| 再許可信點「要」 | 點擊本身就是同意，系統記下哪封信與時間 |
| 新的訂閱表單 | 雙重確認：填表後收到確認信，點了確認連結才算 |
| Skool、ACCUPASS 名單 | 沒有同意，只能收一次再許可信 |
新訂閱者：雙重確認，7 天內要點
新的訂閱一律走雙重確認：訪客填完表單，先收到一封確認信，點了信裡的確認連結才算同意。
| 狀態 | 意思 | 會收到行銷信嗎 |
|---|---|---|
| OK | 已點確認連結 | 會 |
| 待確認 | 已送出表單、確認信已寄，還沒點，且在 7 天內 | 不會，只收過那一封確認信 |
| 逾期 | 超過 7 天沒點確認 | 不會。視為沒同意；紀錄保留，對方可以再次訂閱，重新寄一封確認信並重新計 7 天 |
儀表板上有這三個狀態的人數。「逾期」不是刪除，只是不寄信。
每封信都有退訂連結與寄件人資訊
- 每一封行銷、培育與再許可信，信末都會有退訂連結，同時帶有信箱服務（如 Gmail、Yahoo）的「一鍵退訂」標記。
- 退訂連結永不過期，信寄出多久都能退訂。
- 收信人可以選「只收課程消息」（只撤回行銷同意，課程通知照收），或「全部退訂」（進入抑制名單）。
- 每封信都有純文字版本，並附上實體寄件資訊（公司名稱與地址）。
缺少退訂連結的信不會寄出
範本如果漏掉退訂連結的位置，那一步不會寄出，而且該自動化會被暫停。這是為了避免寄出違規的信。
每日行銷上限與頻率
| 規則 | 白話說明 |
|---|---|
| 每日行銷信上限 | 預設每天 70 封行銷信（群發、培育與再許可）。每天以 UTC 00:00（台北時間早上 8 點）重置。今日額度顯示在儀表板。這個數字是系統設定，不是在畫面上調整的 |
| 群發與自動化共用上限 | 兩者算在同一個每日上限內，不是各 70 封 |
| 自動化保留額度 | 為了讓自動化流程不被一次大量群發擠掉，系統預設替自動化保留 20 封額度；自動化今天還沒用到的保留額度，群發不能先用 |
| 同一人 24 小時內最多一封行銷信 | 群發與自動化合計。超過的那一封不會丟掉，會順延到隔天上午 10:00（台北時間） |
| 額度用完 | 該寄的信同樣順延，等額度重置後再寄，什麼都不會丟 |
確認信、報名成功、上課連結這類「交易性」信件不受上述行銷頻率與額度規則限制，但仍然不會寄給抑制名單的地址。
範本改了，要重新核准
群發核准或自動化啟用的那一刻，系統會記住當時的範本內容。如果之後範本被改動：
- 群發：拒絕寄出，並退回草稿，需要重新審核。
- 自動化：整條暫停，停在原本的步驟，重新啟用後才繼續。
這樣可以確保寄出去的就是你核准過的那一版。
自動暫停：退信或投訴太多
群發寄送中，系統會看這一次群發的健康狀況：硬退信超過 5%，或投訴超過 0.3%（至少已寄出 50 封後才開始判斷）時，群發會自動暫停，讓你先檢查名單與內容。主網域的信譽會影響之後所有信的送達，所以投訴門檻特別嚴。
暫停之後怎麼處理、是否能繼續，請以群發詳情頁的提示為準。
開發環境只寄給白名單
CRM 有兩種環境：
| 環境 | 寄信行為 |
|---|---|
| 開發環境（試用、練習用） | 只會寄給白名單上的信箱（通常是管理員自己）。其他地址即使在名單上，信也不會寄出，並標記為被白名單擋下。寄信畫面會提示「此環境只會寄給白名單信箱」 |
| 正式環境 | 才會寄給真實名單 |
如果環境設定不完整或看不出是哪一種，系統一律當成開發環境處理（白名單照樣生效），寧可擋下也不誤寄。所以在開發環境測試時，放心操作，不會寄到真實名單。
怎麼確認自己在哪個環境
畫面上會有環境標示，寄信相關畫面也會提醒。如果看到「此環境只會寄給白名單信箱」，代表你現在在受限的環境。
補充：寄送報表怎麼算
在報表看寄送成效時：
- 「已寄出」才算分母；排隊中、失敗、被略過的另外列，不計入比率。
- 開信數只是參考：蘋果郵件的隱私功能會提前載入圖片，所以開信可能偏高。點擊才是主要的互動指標。
- 退訂依信裡的退訂連結對應到那一封信；以 mailto 或人工方式退訂的，無法對應到單一信件，不在那邊計數。